Kui e-arvetena saabuvad sidearved, elektri-, soojuse-, kütuse- jm teenusepakkujate arved, siis on vajalik kulude jagamine. Majandustarkvaras Tresoor on võimalik otse e-arvetest jaotatud kuludega ostuarved ja kanded luua. St et kasutaja ei jaota enam käsitsi arvet vaid e-arve importimisel arve malli järgi teeb programm selle töö automaatselt ära. Kuna tarnijad ja nendega seotud detailid on väga erinevad, peab saama luua mitmeid erinevaid malle. Sellega õpetatakse programmile selgeks, mida vastava tarnija arvega edaspidi automaatselt teha.
Ja siit lähebki huvitavaks!
Erinevate tarnijate e-arveid analüüsides näeme, et jaotatud kuludega dokumendi ja lausendi loomiseks vajalikud andmed on nö standardses e-arve vormis, kuid vormi paigutatud „kuidas jumal juhatab“! E-arvel on küll olemas nn.grupi tunnus, mis võiks anda nt.tarbimiskohtade liigenduse, kuid tarnija võib seal kajastada näiteks ostulepingu numbrit ning sel juhul on kogu pikal arvel sama grupi tunnus, ja tarbimiskohtade eristus jääbki puudu.
Teravaid elamusi saab e-arvetega kogeda nt kui ilmneb, et tarnijad saadavad välja e-arveid, kus justkui ei olegi tähelepanu pööratud automaatse töötluse nõuetele. Näiteks on ühe teenuse andmed toodud kahel real, kusjuures samas lahtris on esimesel real kogus, teisel real summa! Või kogus kordub sama kulukoha/kuluobjekti erinevate teenuste ridadel…
On kaheldav, kas sellised arved üldse vastavad arvetele esitatavatele nõuetele…
Teatavasti kaasneb e-arvega ka tekstivormingus dokument (pdf fail). Paraku näeme igapäevaelus, et kulude jaotamine toimub käsitsi sellesama pdf-i järgi. Seda on e-arve automaattöötluseks raske nimetada. On isegi selliseid näiteid, kus vajalikud andmed (nt tarbimiskohad) on pdf-l olemas, kuid e-arves neid pole.
Seetõttu on majandustarkvaras Tresoor loodud lausa vastav programm, mis suudab e-arveid automaatselt töödelda väga erinevalt esitatud kulukoha info järgi.
Ainus püsiv asi on, et kõik muutub!
Nii ongi Tresoori loodud selline lahendus, kus kasutaja saab vastavalt vajadusele koostada arve malli, millega programmile öelda, kuidas konkreetse tarnija (nt Eesti Energia; IKT-teenuste pakkuja jt) e-arveid edaspidi töödelda selliselt, et tarbimiskohad, kulujuhid ja -objektid – ühesõnaga kõik tunnused, mille alusel firma või asutus oma kulude jaotust teeb – oleksid (pärast e-arve importi) arves ja lausendis õigesti kajastatud koos summade jaotusega.
Sel eesmärgil saab e-arve ridadest andmeid erineval viisil välja korjata,sealhulgas summeerida sama tarbimiskoha ridu, anda ühele tarbimiskohale kulude jaotus protsentides (nt. hoone või pinna erinevad kasutajad). Selline „spikker“ kirjeldatakse nn. arve malliks ja edaspidi saab programm selle järgi töö ära teha. Sama malli juures on võimalik ka eelnevalt kontrollida, kuidas e-arve tulevane kanne välja näeb.
Seega saab Tresoori lahendusega automaatselt väga erinevate tarnijate e-arveid töödelda just selliseks, nagu tarvis!
Kui arve mall on loodud, mis siis edasi juhtub? Edasi läheb see kasutusse. Kui nüüd tuleb tarnijalt e-arve, siis programm tunneb selle ära, valib sobiva malli ja loob selle põhjal programmi dokumendi ning lausendi. Ongi valmis!
